Контроль складских запасів у BAS Малий бізнес

У компаніях часто виникає питання: контроль складських запасів (матеріалів та продукції) на складах. Кількість залишків, резерв товарів , потреба у поповненні запасів. Поки компанія ще тільки починає своє становлення – зазвичай це ведуть у таблицях Excel. Але згодом настає момент, коли потрібно оперативно отримувати інформацію для того, щоб не зупинити процеси відвантаження та виробництва.

BAS Малий бізнес це саме та програма, яка допомагає вирішити питання контролю складських запасів, плануванню закупівель.

По-перше, необхідно зробити правильні налаштування обліку у програмі в залежності від потреб підприємства. Компанія SmartOblik на своему Youtube-каналі випустила цілий ряд відео про налаштування закупівлі, де детально розказано для чого вмикається кожний із пунктів налаштування.

Структура номенклатури. Важливим пунктом організації складського обліку є деталізована структура довідника Номенклатура. Окремо розподіляють матеріали, готову продукцію, товари, послуги і т.д. Потім ця структура довідника буде активно використовуватись при формуванні звітів.

Вся суть криється в деталях, і це саме про правильне заповнення картки номенклатури. Чим відрізняються картки і які вони бувають .

Типи номенклатури:

Запаси – матеріальний запас, який фізично знаходиться на складі ( товар, сировина, готова продукція, напівфабрикат, паливо, запчастина і т.д.)
Послуга – це послуги, які підприємство надає або отримує від постачальників (доставка, оренда, транспортування, юридичні послуги, енергопостачання і т.д.).
Робота – цей тип номенклатури використовується тоді, коли підприємство по замовленням або підрядним договорам виконує якісь роботи
Операція – відноситься до технологічних операцій, за які нараховується відрядна оплата праці, використовується у блоці виробництва.
Вид робіт – це більш укрупнене поняття роботи, на нього можна встановити ціну.

Номенклатуру можна вести як кожну картку окремо, а можна використовувати характеристики номенклатури. Для цього треба розподілити по тим критеріям, які будуть важливі в межах цієї номенклатури. Наприклад: жіночий костюм одного фасону, але різні розміри та кольори. Тоді вмикаємо використання характеристик у картці номенклатури, та прописуємо властивості для даної категорії.

Важливо вказати спосіб поповнення запасів номенклатури у картці. Від цього буде залежати яким чином програма запропонує відновити нестачу запасів на складі.

По номенклатурі у розділі Ще-Управління запасами проставляється мінімальний та максимальний запас, які повинні бути по даній номенклатурі на складі. Ці дані потім будуть використані для розрахунку планування потреб у закупівлі, або виробництві.

У розділі Закупівлі БАС Малий бізнес є спеціальна обробка Розрахунок потреб. У ній можна прорахувати кількість запасів номенклатури, які необхідно закупити або випустити з виробництва. У цій обробці багато налаштувань, можна всю номенклатуру вивести, а можна тільки дефіцит. Показані залишки, а також яка є потреба.

Користувач (спеціаліст по закупівлям) відмічає що саме будємо закуповувати та у якій кількості. Далі можемо сформувати замовлення. Якщо постачальником цієї номенклатури на постійній основі є одна і та ж компанія, то у картці номенклатури можна прописати даного контрагента . Тоді замовлення на закупівлю буде відразу сформовано на даного постачальника. В іншому випадку -формуємо замовлення, а потім його редагуємо.

Якщо постачальник не визначений, то замовлення не проведене і не підтяніті його ціни.

Таким чином, ми розповіли як найшвидше організувати контроль складських запасів та оперативне їх поповнення на підприємстві. Якщо залишились питання чи необхідні консультації з питань впровадження складського обліку на підприємстві, звертайтесь у компанію SmartOblik. Спеціалісти нашої компанії з радістю допоможуть Вам налагодити облік, налагодити порядок проведення інвентаризації складських запасів, налаштувати звіти, оптимізувати процеси та документообіг.